Wiadomość z załącznikiem 24 MB została odrzucona przez serwer? Sprawdź, dlaczego limit obejmuje całą wiadomość, jaki cel ustawić przy zmniejszaniu PDF i co zrobić z bardzo długim dokumentem.
Przy wysyłaniu załącznika liczą się dwa limity: po stronie nadawcy i odbiorcy. Plik dodatkowo rośnie podczas przesyłania, dlatego cała wiadomość jest zawsze większa od dołączonego załącznika.
Zeskanowana umowa wraca z informacją o przekroczeniu rozmiaru. Portfolio nie przechodzi przez serwer klienta, choć zostało poprawnie wysłane. Raport roczny odrzuca serwer firmowy, a odbiorca nawet się o nim nie dowiaduje. Rozwiązanie jest wspólne: trzeba zmniejszyć załącznik tak, aby cała wiadomość mieściła się także w limicie odbiorcy.
Wyjaśniamy, dlaczego poczta odrzuca załącznik pozornie mieszczący się w limicie, jaki rozmiar ustawić dla PDF, co zrobić z dokumentem mającym za dużo stron oraz kiedy zamiast załącznika lepiej wysłać link.
Dlaczego poczta odrzuca załącznik mieszczący się w limicie
Limit dotyczy całej wiadomości, nie pojedynczego załącznika. Obejmuje wszystkie pliki, tekst, nagłówki, a przy odpowiedzi także cytowaną historię rozmowy. Przy limicie 25 MB trzy załączniki po 9 MB wspólnie go przekroczą, choć każdy z osobna jest znacznie mniejszy.
Dochodzi do tego kodowanie. Załączniki nie są przesyłane jako pliki binarne, lecz zapisywane w postaci tekstowej, w której każde trzy bajty danych zajmują cztery bajty wiadomości. Rozmiar rośnie więc mniej więcej o jedną trzecią: plik 20 MB tworzy wiadomość o wielkości około 27 MB. Dlatego często nie udaje się wysłać załącznika znajdującego się tuż poniżej deklarowanego limitu.
Drugiego limitu często nie znasz z góry. Serwer odbiorcy ma własne ustawienia i może odrzucić wiadomość, która bez błędu opuściła Twoją skrzynkę. Duzi dostawcy zwykle dopuszczają wiadomości około 20-25 MB, a serwery firmowe często tylko 10 MB. Dokładna wartość bywa podana w komunikacie o niedostarczeniu, lecz może on dotrzeć później albo nie pojawić się wcale.
Jaki rozmiar wybrać dla wiadomości
Kieruj się najniższym znanym limitem. Pomnóż rozmiar załącznika przez 1,4, a wynik powinien pozostać poniżej limitu wiadomości. Przy 10 MB oznacza to załącznik mniejszy niż 7 MB, a przy 25 MB mniejszy niż 17 MB. Dla kilku plików licz ich łączny rozmiar.
- Odbiorca firmowy lub urzędowy. Użyj Zmniejsz PDF do 5 MB. Cel 5 MB powinien zmieścić się także tam, gdzie limit całej wiadomości wynosi 10 MB, pozostawiając miejsce na tekst i krótki drugi załącznik.
- Prywatna skrzynka. Użyj Zmniejsz PDF do 10 MB. Zakodowany załącznik zajmie w wiadomości z zapasem około 14 MB, co mieści się w typowym limicie 20-25 MB.
- Dokładna wartość od odbiorcy. W narzędziu Zmniejsz PDF wybierz Własny rozmiar i podaj cel w kilobajtach. Narzędzie liczy 1 MB jako 1024 KB i traktuje cel jako górną granicę, więc wynik spełniający warunek jej nie przekroczy.
Nie warto ustawiać przesadnie niskiej wartości na zapas. Obrazy są zmniejszane tak samo, ale przy ostrzejszym celu szybciej dochodzi do renderowania całych stron, co może być widoczne w wyniku.
Bezpłatne narzędzie działające w przeglądarce
Zmniejsz PDF do 5 MB
Limit 5 MB jest ustawiony na stałe. Narzędzie znajdzie najmniejszą wersję, która mieści się w limicie i zachowuje tekst. Plik nie jest nigdzie przesyłany.
Co dzieje się z dokumentem podczas zmniejszania
Zmniejszanie odbywa się w karcie przeglądarki i plik nie jest nigdzie przesyłany. Pobierasz wynik i samodzielnie dołączasz go do wiadomości. Jeśli dokument już mieści się w wybranym celu, narzędzie zwraca go bez zmian.
Obsługiwane obrazy o rozdzielczości wyższej niż potrzebna na stronie są zmniejszane do 150 DPI i zapisywane jako JPEG z jakością 75. Obrazy o niższej rozdzielczości oraz te, przy których nie ma oszczędności, pozostają bez zmian. Z osadzonych fontów TrueType zachowywane są tylko znaki faktycznie użyte w tekście. Jeśli obrazy zostały już zmniejszone, ograniczanie fontów odbywa się w tak przygotowanym pliku.
Gdy żadna metoda zachowująca pierwotny tekst nie spełnia celu, strony są renderowane jako obrazy. Istniejący tekst zostaje na nie naniesiony, dlatego można go nadal zaznaczać i wyszukiwać. Skan bez warstwy tekstowej jej jednak nie zyska. Każdy proponowany wynik jest ponownie otwierany i porównywany z oryginałem. Liczba stron musi się zgadzać i trzeba zachować co najmniej 98 procent znaków z pominięciem spacji. Szczegóły opisuje poradnik Jak zmniejszyć PDF poniżej 2 MB.
Gdy dokument ma za dużo stron
Przy długim skanie może nadejść moment, w którym dalsze obniżanie jakości grozi nieczytelnością drobnego tekstu. Lepiej wtedy ograniczyć zakres dokumentu.
- Wyślij tylko potrzebne strony. Narzędzie Wyodrębnij strony PDF zapisze wskazane strony w nowym pliku. Z 40-stronicowej umowy można w ten sposób wysłać tylko trzy strony z aneksem i podpisem.
- Podziel dokument na części. Narzędzie Podziel PDF rozdzieli go we wskazanych miejscach, aby każda część mogła zmieścić się w limicie. Po pobraniu sprawdź ich rozmiary. Możesz wysłać je w dwóch wiadomościach, ale nazwij pliki jasno, na przykład umowa-1-z-2.pdf i umowa-2-z-2.pdf. Takie same oznaczenia umieść w temacie wiadomości.
Bezpłatne narzędzie działające w przeglądarce
Podziel PDF
Zaznacz strony, od których mają zaczynać się nowe pliki, i wyślij tylko część rzeczywiście wymaganą przez portal.
Wiele dokumentów w jednej wiadomości
Jeśli wysyłasz pięć plików, najpierw połącz je narzędziem Połącz PDF, a dopiero potem zmniejsz wynik. Cel będzie dotyczył całego dokumentu, a odbiorca otrzyma jeden załącznik zamiast pięciu.
Jeżeli pliki mają pozostać osobne, zsumuj ich rozmiary przed wyborem celu. Limit dotyczy całej wiadomości, więc cztery załączniki po 3 MB zajmą w niej mniej więcej tyle samo co jeden plik 12 MB.
Alternatywa: link zamiast załącznika
Niektóre dokumenty muszą pozostać duże, na przykład katalog do druku, fotografie w pełnej rozdzielczości albo dokumentacja projektowa. Wtedy umieść plik w używanej usłudze chmurowej i wstaw do wiadomości link. Ma to dwie wady: link można przekazać dalej i po pewnym czasie może przestać działać. Zmniejszony załącznik pozostanie natomiast w skrzynce odbiorcy, dopóki sam go nie usunie. Wybór i przygotowanie linku opisuje artykuł Jak wysłać duży plik PDF.
Częste pytania
Dlaczego Gmail odrzucił załącznik o rozmiarze 24 MB?
Limit dużych dostawców wynosi zwykle około 25 MB i obejmuje całą wiadomość, nie jeden załącznik. Plik jest podczas wysyłania kodowany, więc 24 MB zajmuje w transmisji około 32 MB. Zmniejsz PDF poniżej 17 MB, aby wiadomość wraz z tekstem i nagłówkami zmieściła się w limicie.
Jak duży plik można wysłać pocztą elektroniczną?
Duzi dostawcy dopuszczają zwykle wiadomość około 20-25 MB, serwery firmowe często 10 MB, a decyduje niższy z dwóch limitów. Ponieważ kodowanie zwiększa załącznik o jedną trzecią, bez informacji od odbiorcy bezpiecznym wyborem jest plik do 5 MB.
Jak zmniejszyć PDF do wiadomości na telefonie?
Możesz zrobić to w przeglądarce telefonu bez instalowania aplikacji. Otwórz Zmniejsz PDF do 5 MB, wybierz dokument z pamięci i dołącz pobrany wynik do wiadomości. Przetwarzanie pliku z dziesiątkami stron może trwać na telefonie dłużej niż na komputerze.
Czy zmniejszony PDF pozostanie czytelny dla odbiorcy?
Tak. Wynikiem jest zwykły PDF obsługiwany przez standardowe czytniki i podgląd załącznika. Tekst pozostaje możliwy do zaznaczenia i wyszukiwania, a wynik musi zachować co najmniej 98 procent znaków bez spacji. Fotografie i drobny tekst po renderowaniu mogą być mniej ostre, dlatego sprawdź plik przed wysłaniem.
Dlaczego załącznik w wysłanej wiadomości jest większy niż plik na dysku?
Załącznik jest przesyłany w postaci tekstowej: każde trzy bajty pliku zajmują cztery bajty wiadomości. Rozmiar rośnie więc mniej więcej o jedną trzecią. To standardowy sposób przesyłania, a odbiorca pobiera plik o pierwotnym rozmiarze.
Czy PDF jest gdzieś przesyłany?
Nie. Zmniejszanie odbywa się w karcie przeglądarki, dokument nie opuszcza urządzenia i nic nie trafia na serwer. Wynik pobierasz na swoje urządzenie i samodzielnie dołączasz do wiadomości jak każdy inny plik.
