Jak zabezpieczyć PDF hasłem bez programu Adobe Reader

Wysyłasz umowę lub pasek wynagrodzenia i chcesz, aby treść zobaczyła tylko osoba znająca hasło? Zobacz, jak zabezpieczyć PDF w przeglądarce, wybrać hasło i korzystać z szyfrowania AES-128.

PDF zabezpieczony hasłem otworzy tylko osoba, która je zna. Dla pozostałych jego zawartość będzie niedostępna.

Przydaje się to w wielu sytuacjach. Umowa lub oferta wysłana pocztą elektroniczną przechodzi po drodze przez kilka serwerów i skrzynek. Dokumentację medyczną przesyłasz krewnemu, który jako jedyny powinien ją zobaczyć. Przy paskach wynagrodzeń trzeba zadbać, aby każdy pracownik otworzył wyłącznie swój dokument. Hasło chroni też plik w udostępnionym folderze w chmurze, do którego ma dostęp cały zespół.

Adobe Reader nie pozwala ustawić hasła. Otworzy chroniony plik po jego podaniu, ale nie potrafi dodać nowego zabezpieczenia. Do tego potrzebny jest płatny Acrobat albo inne narzędzie.

W tym poradniku pokazujemy, jak zabezpieczyć PDF bezpośrednio w przeglądarce, jakie hasło wybrać i jak bezpiecznie przekazać je odbiorcy. Wyjaśniamy również praktyczne znaczenie szyfrowania AES-128 oraz elementy, które warto sprawdzić przed wysłaniem.

Jak zabezpieczyć PDF hasłem w przeglądarce

Otwórz narzędzie Zabezpiecz PDF hasłem i wykonaj cztery kroki.

1. Wybierz PDF. Kliknij Wybierz PDF albo przeciągnij plik do wyznaczonego pola. Zostanie wczytany wyłącznie do karty przeglądarki.
2. Wpisz hasło. W polu Nowe hasło podaj co najmniej 6 znaków i powtórz je w polu Powtórz nowe hasło. Jeśli wartości się różnią, narzędzie nie rozpocznie szyfrowania i wskaże problem.
3. Kliknij Zabezpiecz PDF. Zawartość zostanie zaszyfrowana bezpośrednio na urządzeniu, bez oczekiwania na serwer i przesyłania pliku.
4. Sprawdź i pobierz. Narzędzie spróbuje otworzyć wynik bez hasła, co musi się nie udać, a potem z prawidłowym hasłem, co musi zakończyć się powodzeniem. Porówna też każdą stronę z oryginałem. Przycisk Pobierz PDF pojawi się dopiero po tej kontroli.

Chroniony plik zachowa pierwotną nazwę z dodatkiem -zabezpieczony, więc z faktura.pdf powstanie faktura-zabezpieczony.pdf. Oryginał na dysku pozostanie nietknięty i niezaszyfrowany. Są to dwa osobne pliki.

Jak wybrać i przekazać hasło

Narzędzie wymaga co najmniej 6 znaków. Przy dokumencie wysyłanym poza firmę warto zastosować dłuższe hasło. Jego odporność zależy przede wszystkim od długości i nieprzewidywalności, a nie od prostego zastępowania liter cyframi. Kilka losowych, niezwiązanych ze sobą słów łatwiej też zapamiętać niż krótką mieszaninę znaków. Więcej informacji zawiera poradnik Jak stworzyć silne hasło. Losowe hasło przygotujesz w Generatorze haseł.

Równie ważny jest sposób przekazania hasła. Nie wysyłaj go w tej samej wiadomości co plik. Osoba uzyskująca dostęp do wiadomości dostałaby wtedy zarówno dokument, jak i klucz do niego. Przekaż hasło innym kanałem, na przykład w wiadomości telefonicznej albo podczas rozmowy.

Zapisz je również dla siebie, najlepiej w menedżerze haseł pod nazwą dokumentu lub odbiorcy. Zaszyfrowany plik będzie od niego zależny już zawsze. Poleganie wyłącznie na pamięci ma sens najwyżej przy dokumencie, który wkrótce usuniesz. Nie używaj hasła wykorzystywanego do logowania w innych miejscach. Przekazujesz je kolejnej osobie i nie możesz później go odebrać.

Odbiorca po otwarciu pliku najpierw zobaczy prośbę o hasło. Treść pojawi się dopiero po wpisaniu prawidłowej wartości. Jeśli odbiorca zgubi hasło, nie trzeba go łamać. Z pierwotnego niezaszyfrowanego pliku utwórz nową chronioną kopię z nowym hasłem i wyślij ją ponownie. Przy serii dokumentów, na przykład paskach wynagrodzeń, nadaj każdemu odbiorcy inne hasło. Jedno hasło dla całej serii pozwoli każdej osobie otworzyć również dokument kolegi, jeśli wejdzie w jego posiadanie.

Co szyfrowanie AES-128 oznacza w praktyce

Plik jest zapisywany jako PDF 1.7 i szyfrowany algorytmem AES-128. Ochrona obejmuje tekst stron, obrazy, fonty oraz informacje o tytule i autorze. Czytelna pozostaje wyłącznie techniczna struktura pliku, czyli nagłówek i informacja o zastosowanym szyfrowaniu, a nie jego właściwa zawartość.

Bez prawidłowego hasła żaden czytnik ani przeglądarka nie wyświetli treści. Nie jest to ustawienie, które można po prostu wyłączyć w czytniku. Dane w pliku są rzeczywiście zaszyfrowane i bez hasła nie da się ich odczytać.

Samo hasło nie jest zapisywane w dokumencie. Zapisywana jest w nim jedynie wartość pochodna, która pozwala czytnikowi sprawdzić poprawność wpisanego hasła. Nie można z niej odtworzyć hasła. Narzędzie przetwarza dokument i hasło w przeglądarce, nie wysyłając ich na serwer.

Narzędzie nie odzyskuje ani nie odgaduje zapomnianych haseł, dlatego chronionej kopii bez hasła nie otworzysz. Nie usuwaj oryginału po zaszyfrowaniu. Zachowaj go na dysku, a hasłem zabezpieczaj kopię przeznaczoną dla odbiorcy.

Hasło otwarcia a ograniczenie drukowania lub kopiowania

PDF obsługuje dwa rodzaje ochrony, lecz to narzędzie ustawia tylko jeden. Różnice między nimi oraz powody, dla których samo ograniczenie drukowania czy kopiowania nie jest niezawodną ochroną, opisuje poradnik Jak odblokować PDF. Przy ustawianiu hasła wystarczy wiedzieć, że:

Ustawiasz jedno hasło działające jednocześnie jako hasło użytkownika i właściciela. Dokument nie ma więc dwóch różnych haseł. Wszystkie uprawnienia pozostają włączone. Osoba znająca hasło może czytać i drukować dokument, kopiować z niego tekst oraz go edytować. Narzędzie nie pozwala zabronić drukowania lub kopiowania osobie, która zna hasło.

Co jeszcze sprawdzić przed wysłaniem PDF

Właściwości dokumentu często zawierają nazwisko autora, tytuł, nazwę programu użytego do utworzenia PDF oraz daty utworzenia i ostatniej modyfikacji. Dane są zapisane w pliku, więc otrzyma je również odbiorca. W dokumencie z systemu wewnętrznego druga strona może dzięki temu zobaczyć nazwisko pracownika przygotowującego ofertę albo pierwotny tytuł z wewnętrznym oznaczeniem zlecenia.

Wyczyść plik za pomocą narzędzia Usuń metadane PDF przed szyfrowaniem. Kolejność nie jest dowolna. Narzędzie do metadanych odrzuca zaszyfrowane pliki, dlatego zabezpieczoną kopię trzeba byłoby najpierw odblokować.

Sprawdź też strony, które nie powinny znaleźć się w przesyłanym dokumencie: wewnętrzną kalkulację na końcu oferty, załącznik dla innego klienta albo stronę z notatkami. Usuń je narzędziem Usuń strony PDF, dopóki plik nie jest zaszyfrowany, i ustaw hasło dopiero w gotowym dokumencie.

Zabezpieczanie PDF/A i plików już chronionych

Narzędzie odrzuca dwa rodzaje plików i w obu przypadkach ma ku temu powód.

Pliki PDF/A. Jest to archiwalna odmiana PDF przeznaczona do długotrwałego przechowywania. Po zaszyfrowaniu dokument przestałby spełniać zasady tego formatu. Narzędzie go nie zaszyfruje i poinformuje, że ochrona hasłem naruszyłaby format archiwalny. Jeśli dokument ma zachować postać archiwalną, nie można chronić go hasłem.

Pliki już chronione. Narzędzie odrzuci zaszyfrowany PDF i skieruje do funkcji Odblokuj PDF. Aby zmienić hasło, otwórz Odblokuj PDF i utwórz kopię bez ochrony. Jeśli plik wymaga hasła do otwarcia, musisz je podać. Jeśli tylko ogranicza drukowanie lub kopiowanie, nie trzeba go wpisywać. Następnie zabezpiecz kopię nowym hasłem. Dokument nigdy nie otrzymuje w ten sposób dwóch warstw szyfrowania.

Częste pytania

Czy można zabezpieczyć PDF hasłem w Adobe Readerze?

Nie. Bezpłatny Reader otwiera chronione pliki, ale nie potrafi dodać ochrony. Ta funkcja jest dostępna dopiero w płatnym programie Acrobat. Jeśli go nie masz, zabezpiecz plik narzędziem Zabezpiecz PDF hasłem bezpośrednio w przeglądarce, bez instalacji i rejestracji.

Jak bezpłatnie zabezpieczyć PDF hasłem bez programu?

Otwórz narzędzie Zabezpiecz PDF hasłem, wybierz plik, dwukrotnie wpisz nowe hasło i kliknij Zabezpiecz PDF. Szyfrowanie odbędzie się w karcie przeglądarki, a chroniony plik zapiszesz przyciskiem Pobierz PDF. Działa to na komputerze i telefonie.

Czy zabezpieczony PDF otworzy się na telefonie i w każdej przeglądarce?

Odbiorca potrzebuje czytnika obsługującego pliki PDF chronione hasłem przy użyciu AES-128. Typowe czytniki komputerowe, przeglądarki i aplikacje mobilne obsługują ten standard. Po wpisaniu hasła wszystkie uprawnienia pozostają dozwolone, a dostępność drukowania i kopiowania zależy już od konkretnej aplikacji.

Co zrobić, jeśli zapomnę hasła?

Narzędzie nie odzyskuje ani nie odgaduje zapomnianych haseł. Jeśli masz na dysku pierwotny niezaszyfrowany plik, zabezpiecz go ponownie nowym hasłem i jeszcze raz wyślij chronioną kopię. Bez oryginału pozostaje szukanie hasła w menedżerze lub własnych notatkach.

Czy hasło lub plik są gdzieś wysyłane?

Nie. Plik jest wczytywany tylko do karty przeglądarki, a szyfrowanie odbywa się na urządzeniu. Narzędzie przetwarza lokalnie zarówno dokument, jak i hasło, i nie wysyła ich na żaden serwer. Nie powstaje więc kopia serwerowa wymagająca późniejszego usunięcia.

Czy hasło można później zmienić lub usunąć?

Tak, jeśli je znasz. Narzędzie Odblokuj PDF utworzy kopię bez ochrony, z której można korzystać bezpośrednio albo zabezpieczyć ją nowym hasłem. Chroniony plik na dysku pozostaje przy tym niezmieniony, dlatego obie wersje mogą istnieć obok siebie.