AI może oszczędzić małej firmie czas przy ofertach, dokumentach, filmach i danych w Excelu. Zobacz cztery narzędzia, które warto wypróbować, oraz rzeczy, które nadal wymagają kontroli człowieka.
Gdy mówi się o AI w biznesie, często zaczyna się od pisania reklam i postów do mediów społecznościowych. Tymczasem sposób, w jaki rozmawiasz z klientami, może być jedną z rzeczy wyróżniających twoją firmę. Nie musisz oddawać go sztucznej inteligencji.
AI może pomóc także w mniej widocznych zadaniach: sprawdzi twoją pracę, przetłumaczy napisany przez ciebie tekst albo wykona techniczną czynność, która bez niej wymagałaby dodatkowego programu i czasu.
Wybraliśmy cztery proste zastosowania. Nie potrzebujesz programisty, rozbudowanej automatyzacji ani zestawu skomplikowanych poleceń. Zacznij od problemu, który rzeczywiście pojawia się w twojej firmie.
Szybkie porównanie
| Jeśli chcesz | Wypróbuj | Co pozostaje po twojej stronie |
|---|---|---|
| znaleźć niejasności w ofercie | ChatGPT lub Claude | treść, cena i ostateczne brzmienie |
| przetłumaczyć własny tekst lub dokument | DeepL | sprawdzenie znaczenia i terminów branżowych |
| dodać polskie napisy do własnego filmu | VEED | twój głos, wiedza i poprawienie napisów |
| sprawdzić lub zrozumieć dane w Excelu | Microsoft Copilot w Excelu | weryfikacja formuł, kwot i wyników |
Jeśli żadna z tych czynności nie jest ci potrzebna, na razie nie płać za żadne narzędzie. AI ma rozwiązać konkretny problem, a nie stać się kolejną aplikacją, o której trzeba pamiętać.
1. ChatGPT lub Claude jako druga para oczu
Załóżmy, że przygotowałeś ofertę cenową. Dla ciebie jest zrozumiała, bo znasz cały projekt. Klient widzi jednak tylko dokument. Może nie wiedzieć, co dokładnie otrzyma, w jakim terminie, za jaką ostateczną kwotę albo czego oferta nie obejmuje.
ChatGPT lub Claude może wcielić się w bezstronnego czytelnika. Nie powinien pisać oferty za ciebie. Ma wskazać miejsca, przy których klient może się zatrzymać lub zadać dodatkowe pytanie.
Jak to zrobić:
- Usuń z dokumentu dane osobowe i informacje poufne.
- Prześlij ofertę do ChatGPT lub Claude.
- Poproś o listę niejasności, brakujących informacji i pytań, które może zadać klient.
- Sam zdecyduj, które uwagi są trafne, i popraw dokument własnymi słowami.
Wystarczy jedno proste polecenie:
Przeczytaj tę ofertę jak ostrożny klient.
Wypisz, co jest niejasne, jakich ważnych informacji brakuje
i o co zapytałbyś przed złożeniem zamówienia. Nie przepisuj tekstu.
W ten sam sposób możesz porównać dwie oferty dostawców, sprawdzić instrukcję albo poszukać sprzeczności w dłuższym dokumencie. W sprawach umów, podatków i prawa AI nie zastępuje jednak specjalisty.
Do pierwszej próby wystarczy bezpłatna wersja jednego z tych narzędzi.
2. DeepL do tłumaczenia tekstu napisanego przez ciebie
Gdy odzywa się klient z zagranicy albo trzeba wysłać ofertę w innym języku, nie musisz zaczynać od obcego zdania w pustym dokumencie.
Najpierw napisz tekst po polsku, tak jak wysłałbyś go polskiemu klientowi. Następnie wklej go do DeepL, wybierz język i sprawdź tłumaczenie. DeepL potrafi także tłumaczyć całe dokumenty i obsługuje język polski.
Przydaje się na przykład do:
- odpowiedzi na zapytanie z zagranicy,
- przygotowania pierwszej wersji oferty w innym języku,
- przetłumaczenia karty produktu lub instrukcji,
- zrozumienia wiadomości od zagranicznego dostawcy.
AI nie wymyśla tu, co chcesz powiedzieć. Przenosi do innego języka tekst, który stworzyłeś. Nadal trzeba sprawdzić nazwiska, liczby, ceny, daty i słownictwo branżowe. Ważną umowę lub tekst przeznaczony do publikacji powinien również przeczytać ktoś, kto dobrze zna dany język.
3. VEED do tworzenia napisów do twojego filmu
Autentyczny film nie musi wyglądać jak dopracowana reklama. Właściciel sklepu może telefonem pokazać nowy produkt, fachowiec wyjaśnić częsty błąd, a agent nieruchomości własnymi słowami oprowadzić po mieszkaniu.
Ręczne przepisywanie wypowiedzi i ustawianie czasu napisów jest jednak żmudne. VEED może utworzyć je automatycznie także na podstawie polskiej mowy.
Jak to zrobić:
- Prześlij własny film.
- Wybierz automatyczne napisy i język polski.
- Przeczytaj transkrypcję i popraw nazwy, liczby oraz źle rozpoznane słowa.
- Dostosuj wygląd napisów i pobierz film.
Głos i treść pozostają twoje. AI usuwa jedynie mechaniczną pracę. Podstawowe możliwości można wypróbować bezpłatnie, ale dłuższe filmy i część opcji eksportu wymagają płatnego planu.
4. Microsoft Copilot jako pomoc przy arkuszu w Excelu
Z Excela korzystają bardzo różne firmy: biura rachunkowe, zakłady produkcyjne, hurtownie i zespoły administracyjne. Problemem często nie jest stworzenie arkusza, lecz szybkie zrozumienie pliku przygotowanego przez inną osobę albo sprawdzenie setek wierszy.
Microsoft Copilot w Excelu może pracować z danymi bezpośrednio w otwartym skoroszycie. Możesz zapytać go zwykłym zdaniem, na przykład:
- Które numery faktur występują w tabeli więcej niż raz?
- W których wierszach brakuje terminu płatności?
- Które produkty mają nietypowo wysokie zużycie materiału?
- Co robi formuła w zaznaczonej komórce?
- Jak zmieniły się miesięczne koszty w porównaniu z ubiegłym rokiem?
Copilot może zaproponować formułę, zaznaczyć odstępstwa, przygotować podsumowanie albo przedstawić wynik na wykresie lub w tabeli przestawnej. Dane pozostają w Excelu, a utworzone formuły można sprawdzić i poprawić.
Jak to zrobić:
- Otwórz istniejący skoroszyt i sformatuj dane jako tabelę.
- Kliknij ikonę Copilot w Excelu.
- Opisz, co chcesz znaleźć lub obliczyć, i wskaż konkretne kolumny.
- Porównaj wynik z danymi źródłowymi, zanim go wykorzystasz.
Copilot nie jest dostępny w każdym planie Microsoft 365. Jeśli nie widzisz jego ikony w Excelu, firma może nie mieć odpowiedniej licencji albo administrator mógł go wyłączyć. Nie warto go kupować dla jednego małego arkusza. Jeśli jednak regularnie sprawdzasz faktury, magazyn, produkcję lub budżety, może skrócić powtarzalną pracę.
Przy danych księgowych i produkcyjnych ostatnia kontrola zawsze należy do człowieka. Copilot może utworzyć błędną formułę albo źle zrozumieć znaczenie kolumny. To pomoc w sprawdzaniu i analizie, a nie zamiennik księgowej czy osoby odpowiedzialnej za produkcję.
Dwie zasady dotyczące każdego narzędzia
Nie przesyłaj poufnych danych bez zastanowienia. Nazwiska klientów, dane kontaktowe, pełne umowy, wynagrodzenia, hasła i tajemnice firmy nie powinny trafiać do zwykłego narzędzia internetowego. Więcej przykładów znajdziesz w artykule Czego nie wpisywać do ChatGPT ani Claude.
Zawsze sprawdzaj wynik. AI może źle odczytać liczbę, zmienić sens zdania lub nie rozpoznać terminu branżowego. Za ofertę, tłumaczenie i opublikowany film nadal odpowiadasz ty.
Podsumowanie
AI ma sens tam, gdzie usuwa konkretną uciążliwość, nie dokładając firmie skomplikowanego procesu. Wybierz zadanie, które wykonujesz regularnie, wypróbuj narzędzie na prawdziwym przykładzie i sprawdź, czy rzeczywiście oszczędzasz czas.
Jeśli poprawianie wyniku trwa dłużej niż wykonanie pracy od początku, nie jest to dobre narzędzie dla ciebie - niezależnie od jego popularności.
